เงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ (Imprest): ตั้งวงเงิน เบิกชดเชย และตรวจสอบได้ทุกบาท

เงินสดย่อยเป็นเงินก้อนเล็กที่สุดในบริษัท แต่เป็นจุดที่ตรวจยากที่สุดจุดหนึ่ง ค่าส่งเอกสาร ค่าทางด่วน น้ำดื่ม เครื่องเขียน จ่ายกันวันละหลายรายการ ใบเสร็จหายบ้าง เงินขาดบ้าง สิ้นเดือนไม่มีใครบอกได้ว่าเงินที่หายไปเป็นค่าอะไร และหลายรายการลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้เพราะไม่มีหลักฐาน

บทความนี้อธิบายระบบเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ (Imprest System) วิธีตั้งวงเงิน เอกสารที่ต้องมีทุกครั้งที่จ่าย ตัวอย่างการเบิกชดเชยพร้อมรายการบันทึกบัญชี และการควบคุมที่ทำให้เจ้าของและผู้สอบบัญชีตรวจได้ง่าย

ระบบวงเงินคงที่คืออะไร

ตำรา Principles of Financial Accounting ของ OpenStax อธิบายว่าเงินสดย่อยคือเงินสดจำนวนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ถือไว้จ่ายค่าซื้อเล็ก ๆ น้อย ๆ ในแต่ละวัน ซึ่งไม่คุ้มที่จะจ่ายด้วยเช็ค และเป็นบัญชีแบบวงเงินคงที่ คือมีเงินจำนวนคงที่ แล้วเติมกลับเท่าที่ใช้ไปเพื่อให้ยอดเท่าเดิมเสมอ

หัวใจของระบบนี้คือสมการเดียวที่ต้องเป็นจริงทุกเวลา

เงินสดที่นับได้ + ใบสำคัญและใบเสร็จที่จ่ายไปแล้ว = วงเงินเงินสดย่อย

ถ้าวงเงินคือ 10,000 บาท วันไหนนับเงินได้ 3,180 บาท ต้องมีใบเสร็จรวม 6,820 บาท ถ้าไม่ครบก็รู้ทันทีว่าขาดเท่าไร ต่างจากการถือเงินสดแบบไม่มีวงเงินที่เติมเงินเมื่อหมด ซึ่งไม่มีจุดอ้างอิงให้ตรวจ

บัญชีเงินสดย่อยในบัญชีแยกประเภทจะเคลื่อนไหวเฉพาะตอนตั้งวงเงินหรือเปลี่ยนวงเงิน ส่วนค่าใช้จ่ายแต่ละรายการบันทึกตอนเบิกชดเชย

ตั้งวงเงินเท่าไรดี

วงเงินควรพอใช้ถึงรอบเบิกชดเชยถัดไป และไม่มากจนเงินสดค้างในลิ้นชักเกินจำเป็น

วงเงิน ≈ ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยต่อเดือน ÷ จำนวนรอบเบิกชดเชยต่อเดือน + เงินสำรองเล็กน้อย

ตัวอย่างสมมติ สำนักงานแห่งหนึ่งดูรายจ่ายย้อนหลังสามเดือน พบว่าจ่ายเงินสดย่อยเฉลี่ยเดือนละ 18,000 บาท และตั้งใจเบิกชดเชยเดือนละสองรอบ วงเงินจึงเท่ากับ 18,000 ÷ 2 + 1,000 = 10,000 บาท

OpenStax ระบุว่าฝ่ายบริหารควรปรับวงเงินตามการใช้จริง ถ้าต้องเบิกชดเชยบ่อยเกินไปให้เพิ่มวงเงิน ถ้าเงินเหลือมากเกินไปให้ลดลง ควรกำหนดเพดานต่อรายการไว้ด้วย เช่น ไม่เกิน 2,000 บาทต่อรายการ รายการที่ใหญ่กว่านั้นให้จ่ายผ่านการโอนเงินตามขั้นตอนปกติ ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่าง ให้ตั้งตามลักษณะงานของคุณ

เอกสารที่ต้องมีทุกครั้งที่จ่าย

ทุกรายการที่จ่ายจากเงินสดย่อยควรมีเอกสารสองชิ้น

• ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (Petty Cash Voucher) เลขที่เรียงกัน วันที่ จำนวนเงิน จ่ายเพื่ออะไร ผู้รับเงินลงชื่อ และผู้อนุมัติลงชื่อ OpenStax ระบุว่าใบสำคัญนี้ใช้ติดตามการใช้เงินและต้องมีลายมือชื่อของผู้จัดการ
• หลักฐานจากผู้ขาย ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี แนบกับใบสำคัญทุกใบ

เรื่องภาษีมีสองข้อที่พนักงานถือเงินสดย่อยควรรู้

• ขอใบกำกับภาษีเต็มรูป เมื่อซื้อจากร้านที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 42) กำหนดให้ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นภาษีซื้อที่นำมาหักไม่ได้ ส่วนพระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 243) ให้นิติบุคคลถือภาษีซื้อกลุ่มนี้เป็นรายจ่ายได้ ดูรายละเอียดใน ภาษีซื้อต้องห้าม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 กำหนดให้หักเมื่อยอดเงินได้ตามสัญญาหนึ่ง ๆ ตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป แม้จะแบ่งจ่ายครั้งละไม่ถึง 1,000 บาท ถ้าจ่ายค่าบริการรายเดียวกันจากเงินสดย่อยหลายครั้งภายใต้สัญญาเดียว ต้องดูยอดรวมของสัญญา ไม่ใช่ยอดต่อครั้ง ดู ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ SME ใช้บ่อย

เมื่อจ่ายแล้ว ให้ประทับคำว่า "จ่ายแล้ว" พร้อมเลขที่ใบสำคัญบนใบเสร็จ เพื่อไม่ให้ใบเดียวกันถูกนำมาเบิกซ้ำ

ตัวอย่างการเบิกชดเชย

ตัวอย่างสมมติ วงเงิน 10,000 บาท ครบรอบเบิกชดเชย ผู้ถือเงินนับเงินสดได้ 3,180 บาท และมีใบสำคัญพร้อมหลักฐานดังนี้

เงินที่ต้องเบิกชดเชยคือ 10,000 − 3,180 = 6,820 บาท เท่ากับใบสำคัญ 6,780 บาท บวกเงินขาด 40 บาท เมื่อโอนเงินเข้าแล้ว เงินสดกลับมาเป็น 10,000 บาทพอดี

รายการบันทึกบัญชีของรอบนี้

สังเกตว่าไม่มีบัญชีเงินสดย่อยในรายการนี้ เพราะวงเงินไม่ได้เปลี่ยน ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการลงบัญชีของตัวเองตอนเบิกชดเชย ภาษีจากใบกำกับเต็มรูปแยกเป็นภาษีซื้อ ส่วนน้ำดื่มที่มีแค่ใบกำกับอย่างย่อลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน OpenStax อธิบายว่าเงินขาดบันทึกด้านเดบิตซึ่งมีผลเหมือนค่าใช้จ่าย ถ้าเงินเกินให้บันทึกด้านเครดิต ส่วนการตั้งวงเงินครั้งแรกบันทึกเดบิตเงินสดย่อย เครดิตเงินฝากธนาคาร 10,000 บาท

ควบคุมให้ตรวจสอบได้

• ผู้ถือเงินคนเดียว ถ้าหลายคนเข้าถึงลิ้นชักเดียวกัน เมื่อเงินขาดจะไม่รู้ว่าเกิดในมือใคร
• ผู้อนุมัติไม่ใช่ผู้ถือเงิน คนอนุมัติใบสำคัญและคนอนุมัติการเบิกชดเชยต้องไม่ใช่คนที่ถือเงิน ดูวิธีแบ่งหน้าที่เมื่อทีมเล็กใน ควบคุมภายในสำหรับทีมเล็ก
• สุ่มนับโดยไม่แจ้งล่วงหน้า ผู้ที่ไม่ได้ถือเงินนับเงินกับใบสำคัญให้ครบวงเงิน แล้วลงชื่อทั้งสองฝ่าย
• เบิกชดเชยก่อนปิดงบทุกเดือน ถ้าไม่เบิก ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปแล้วจะยังไม่อยู่ในงบของเดือนนั้น
• ห้ามใช้เป็นเงินยืมส่วนตัว ไม่รับบันทึกยืมเงินหรือเช็คส่วนตัวแทนเงินสด เงินยืมทดรองให้ทำผ่านขั้นตอนของมันเอง
• ดูเงินขาดเกินเป็นแนวโน้ม OpenStax ระบุว่าเงินขาดที่เกิดซ้ำเป็นสัญญาณว่าการควบคุมไม่พอและควรทบทวน

เริ่มจากตรงไหน

1. รวมค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยย้อนหลังสามเดือน แล้วตั้งวงเงิน รอบเบิกชดเชย และเพดานต่อรายการ
2. แต่งตั้งผู้ถือเงินหนึ่งคน และผู้อนุมัติที่ไม่ใช่ผู้ถือเงิน
3. ทำใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยแบบมีเลขเรียง และสอนผู้ถือเงินให้ขอใบกำกับภาษีเต็มรูป
4. เบิกชดเชยตามรอบและก่อนปิดงบทุกเดือน โดยบันทึกค่าใช้จ่ายแยกตามบัญชีและแยกเงินขาดเกิน
5. สุ่มนับอย่างน้อยเดือนละครั้ง และทบทวนวงเงินทุกไตรมาส

ตัวเลข วงเงิน และเพดานในบทความเป็นตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบายวิธีคิด เรื่องหลักฐานรายจ่ายทางภาษีที่มีเงื่อนไขเฉพาะ ควรถามผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของบริษัท

แหล่งข้อมูล

• 8.4 Define the Purpose and Use of a Petty Cash Fund, and Prepare Petty Cash Journal Entries — OpenStax, Principles of Financial Accounting
• คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 (การหักภาษี ณ ที่จ่าย) — กรมสรรพากร
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 82/3 และ 82/5 (ภาษีซื้อ) — กรมสรรพากร
• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 42) ภาษีซื้อที่ไม่ให้นำไปหักตามมาตรา 82/5 (6) — กรมสรรพากร
• พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยภาษีซื้อที่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ (ฉบับที่ 243) พ.ศ. 2534 — กรมสรรพากร