e-Tax Invoice และ e-Receipt สำหรับ SME: เลือกระบบให้เหมาะกับขนาดกิจการและเริ่มใช้

SME จำนวนมากยังพิมพ์ใบกำกับภาษีเป็นกระดาษ ส่งทางไปรษณีย์ แล้วเก็บสำเนาไว้ในแฟ้มเพื่อรอวันยื่นภาษีหรือวันที่มีคนมาตรวจ ขั้นตอนเหล่านี้กินเวลาทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เอกสารหาย ส่งช้า และลูกค้าก็จ่ายเงินช้าตามไปด้วย

กรมสรรพากรเปิดให้ผู้ประกอบการออกใบกำกับภาษีและใบรับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลทางกฎหมายเท่ากับกระดาษ บทความนี้อธิบายว่า e-Tax Invoice และ e-Receipt คืออะไร มีกี่ทางเลือก ทางไหนเหมาะกับกิจการขนาดไหน ขั้นตอนเริ่มต้นเป็นอย่างไร และต้องชั่งอะไรบ้างก่อนตัดสินใจ

e-Tax Invoice และ e-Receipt คืออะไร

e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร รวมถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แล้วรับรองความถูกต้องด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือด้วยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ส่วน e-Receipt คือใบรับหรือใบเสร็จรับเงินตามมาตรา 105 ทวิ ที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และลงลายมือชื่อดิจิทัล

ความต่างจากไฟล์ PDF ธรรมดาที่ส่งทางอีเมลอยู่ตรงที่ไฟล์เหล่านี้ตรวจสอบได้ว่าไม่ถูกแก้ไขหลังออก และผู้ออกต้องได้รับอนุมัติหรือประกาศรายชื่อจากกรมสรรพากรก่อน ผู้ซื้อตรวจรายชื่อผู้ประกอบการที่ออก e-Tax Invoice ได้บนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร

สามทางเลือก เลือกตามขนาดกิจการ

กรมสรรพากรอธิบายว่าระบบ Time Stamp ทำขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการรายเล็กได้คุ้นเคยกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก่อนเข้าสู่ระบบเต็มรูปแบบ จึงเป็นจุดเริ่มที่ดีสำหรับ SME ส่วนใหญ่ แต่ข้อจำกัดสำคัญคือออกใบรับ (e-Receipt) ไม่ได้ ถ้ากิจการของคุณต้องออกใบเสร็จรับเงินจำนวนมาก หรือยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ต้องดูทางเลือกเต็มรูปแบบ

เริ่มแบบ Time Stamp ทีละขั้น

1. ยื่นคำขอออนไลน์ ผ่านหน้า "ระบบการขอจัดทำใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา" บนเว็บไซต์กรมสรรพากร และพิสูจน์ยืนยันตัวตนตามที่กรมกำหนด
2. แจ้งอีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี หลังกรมสรรพากรประกาศรายชื่อแล้ว ต้องลงทะเบียนอีเมลในระบบก่อนจึงจะเริ่มออกได้ แล้วรออีเมลยืนยันสิทธิจากระบบ คู่มือระบุว่าถ้าภายใน 2 วันยังไม่ได้รับ ให้ติดต่อเจ้าหน้าที่
3. จัดทำใบกำกับภาษีเป็นไฟล์ PDF/A-3 ที่มีรายการครบตามมาตรา 86/4 หนึ่งฉบับต่อหนึ่งไฟล์ ขนาดไม่เกิน 3 MB และห้ามใส่รหัสผ่าน โปรแกรมบัญชีหลายตัวส่งออกเป็น PDF/A-3 ได้ และคู่มือของกรมสรรพากรชี้ไปยังโปรแกรมแปลงไฟล์ที่ สพธอ. (ETDA) เผยแพร่ไว้
4. ส่งอีเมลจากอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ ใส่อีเมลผู้ซื้อในช่อง "ถึง" ได้หนึ่งที่อยู่ ใส่ csemail@etax.teda.th ในช่อง "สำเนาถึง" แนบไฟล์ได้หนึ่งไฟล์ต่ออีเมลหนึ่งฉบับ และตั้งหัวเรื่องตามรูปแบบที่ประกาศกำหนด ใบกำกับภาษีใช้ [วันที่ออก][INV][เลขที่ใบกำกับภาษี] ใบเพิ่มหนี้ใช้ DBN และใบลดหนี้ใช้ CRN ตามด้วยเลขที่ใบกำกับภาษีเดิม
5. เก็บไฟล์ที่ประทับเวลาแล้ว ระบบจะส่งไฟล์ที่ประทับรับรองเวลากลับไปยังทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ ไฟล์นี้คือใบกำกับภาษีตัวจริง ให้เก็บรักษาในรูปแบบที่เปิดดูได้โดยความหมายไม่เปลี่ยน

ถ้าออกผิดในสาระสำคัญ ห้ามแก้ไฟล์เดิม ให้ออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ด้วยเลขที่ใหม่ ระบุว่าออกแทนฉบับเดิมเลขที่และวันที่ใด และหมายเหตุการยกเลิกไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออกฉบับใหม่ ส่วนกรณีลูกค้าทำไฟล์หาย ให้ส่งไฟล์ที่ประทับเวลาฉบับเดิมให้ซ้ำ ไม่ต้องออกใบแทน

ระบบเต็มรูปแบบต่างกันอย่างไร

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบเต็มรูปแบบให้ออกได้ทั้งใบกำกับภาษีและใบรับ แต่มีขั้นตอนมากกว่า

• ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) จากผู้ให้บริการที่อยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออกใบรับรองแห่งชาติ (NRCA) ใบรับรองมีค่าใช้จ่ายและต้องต่ออายุ
• ยื่นคำขอ (แบบ บ.อ.01) ผ่านโปรแกรมลงทะเบียนและลงลายมือชื่อดิจิทัล Ultimate Sign & Viewer ของกรมสรรพากร
• จัดทำข้อมูลเป็นไฟล์ XML ตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560 ลงลายมือชื่อดิจิทัล ส่งมอบให้ผู้ซื้อ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทาง Upload, Host to Host หรือผู้ให้บริการนำส่งข้อมูล

SME ส่วนใหญ่ที่เลือกทางนี้ใช้ผู้ให้บริการหรือโปรแกรมบัญชีที่เชื่อมระบบไว้แล้ว เพราะไม่ต้องพัฒนาระบบรับส่งข้อมูลเอง ก่อนเซ็นสัญญาควรถามให้ชัดว่าค่าบริการคิดต่อเอกสารหรือเหมาจ่าย ใครเป็นผู้ถือใบรับรอง และถ้าเลิกใช้บริการจะเอาข้อมูลย้อนหลังออกมาได้อย่างไร

คุ้มไหม ชั่งให้ครบก่อนเริ่ม

ประโยชน์

• ลูกค้าได้ใบกำกับภาษีวันเดียวกับที่ออก ไม่ต้องรอไปรษณีย์ ลูกค้าหลายรายตั้งเจ้าหนี้และนับวันครบกำหนดจ่ายจากวันที่ได้รับเอกสาร ส่งเร็วขึ้นจึงมักได้เงินเร็วขึ้น
• ลดงานเอกสาร ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องส่ง ไม่ต้องหาที่เก็บแฟ้ม และค้นย้อนหลังได้ในไม่กี่วินาที
• ลูกค้าบุคคลธรรมดาบางกลุ่มต้องการเอกสารแบบนี้ มาตรการลดหย่อนภาษี Easy E-Receipt ช่วงต้นปี 2567 และ 2568 ให้สิทธิเฉพาะค่าซื้อที่มี e-Tax Invoice หรือ e-Receipt เป็นหลักฐาน ถ้ามีมาตรการลักษณะนี้อีก ร้านที่ยังออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้จะเสียเปรียบ ส่วนจะมีมาตรการในรอบใดและเงื่อนไขอย่างไร ต้องติดตามประกาศของรัฐบาลและกรมสรรพากรเป็นรอบ ๆ
• ตรวจสอบง่ายขึ้น ถ้าเอกสารถูกแก้หลังออกจะตรวจพบได้ ช่วยทั้งเวลาผู้สอบบัญชีตรวจ และเวลานักลงทุนทำ Due Diligence
• หักรายจ่ายได้ 2 เท่า พระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 766) พ.ศ. 2566 ให้บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลหักรายจ่ายลงทุนและค่าบริการระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ 2 เท่าของที่จ่ายจริง สำหรับรายจ่ายตั้งแต่ 1 มกราคม 2566 ถึง 31 ธันวาคม 2568 และเมื่อ 16 มิถุนายน 2569 คณะรัฐมนตรีเห็นชอบร่างกฎหมายขยายมาตรการนี้ต่อเป็นวันที่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2570 ก่อนใช้สิทธิให้ตรวจว่าพระราชกฤษฎีกาฉบับใหม่ประกาศในราชกิจจานุเบกษาแล้ว และถามผู้ให้บริการว่ารายจ่ายของคุณเข้าเงื่อนไขหรือไม่

ต้นทุนและสิ่งที่ต้องเปลี่ยน

• ค่าใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ค่าโปรแกรม หรือค่าบริการ (แบบ Time Stamp ไม่ต้องมีใบรับรอง)
• ต้องเก็บอีเมลที่อยู่ของลูกค้าให้ถูกต้องเป็นข้อมูลหลัก
• ขั้นตอนภายในต้องเปลี่ยน ใครออก ใครตรวจก่อนส่ง และแก้ไขอย่างไรเมื่อออกผิด เพราะออกแล้วลบไม่ได้
• ลูกค้าบางรายอาจยังต้องการกระดาษ ช่วงแรกอาจต้องทำสองแบบคู่กัน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในแบบ Time Stamp

• ส่งจากอีเมลที่ไม่ได้ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร
• แนบหลายไฟล์ในอีเมลเดียว หรือใส่ผู้ซื้อหลายที่อยู่ในช่อง "ถึง"
• ส่งไฟล์ PDF ธรรมดาที่ไม่ใช่ PDF/A-3 หรือไฟล์ที่ใส่รหัสผ่าน
• หัวเรื่องอีเมลไม่ตรงรูปแบบหรือลำดับที่กำหนด
• ลืมใส่ csemail@etax.teda.th ในช่องสำเนา ไฟล์จึงไม่ถูกประทับเวลาและยังไม่ใช่ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
• กิจการโตจนรายได้เกิน 30 ล้านบาทแล้วแต่ยังไม่ได้วางแผนย้ายไประบบเต็มรูปแบบ

เริ่มจากตรงไหน

1. นับว่าเดือนหนึ่งออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จกี่ฉบับ ลูกค้าเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา และต้องออกใบรับด้วยหรือไม่
2. ถ้ารายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทและออกไม่มาก เริ่มจาก Time Stamp ลองกับลูกค้าประจำไม่กี่รายก่อน
3. ถามผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ว่ารองรับ PDF/A-3 หรือเชื่อมระบบเต็มรูปแบบหรือไม่ ก่อนซื้อเครื่องมือใหม่
4. เขียนขั้นตอนภายในหนึ่งหน้า ใครออก ใครตรวจ แก้ไขอย่างไร เก็บไฟล์ที่ไหน
5. ให้สำนักงานบัญชีหรือผู้สอบบัญชีดูรูปแบบเอกสารก่อนใช้จริง

ระเบียบและช่องทางของกรมสรรพากรมีการปรับเป็นระยะ บทความนี้อ้างอิงข้อมูล ณ เดือนกันยายน 2569 ก่อนเริ่มใช้โปรดตรวจเงื่อนไขล่าสุดที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

แหล่งข้อมูล

• ระบบการขอจัดทำใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) — กรมสรรพากร
• ประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ราชกิจจานุเบกษา 29 มิถุนายน 2566 — กรมสรรพากร
• คู่มือผู้ประกอบการในการจัดทำใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) — กรมสรรพากร
• ภาพรวมการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ — กรมสรรพากร
• โปรแกรมลงทะเบียนและลงลายมือชื่อดิจิทัล Ultimate Sign & Viewer — กรมสรรพากร
• คำถาม-คำตอบ มาตรการ Easy E-Receipt (ปี 2567) — กรมสรรพากร
• คำถาม-คำตอบ มาตรการ Easy E-Receipt 2.0 (ปี 2568) — กรมสรรพากร
• พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการยกเว้นรัษฎากร (ฉบับที่ 766) พ.ศ. 2566 — กรมสรรพากร
• ข่าว ปชส. 14/2569 กรมสรรพากรขยายระยะเวลามาตรการภาษีเพื่อส่งเสริมระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ 16 มิถุนายน 2569 — กรมสรรพากร